La importancia de la llevanza de registros en la normativa de Protección de Datos: Guía práctica

La nueva Ley de Protección de Datos: ¿Qué cambia?

Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en mayo de 2018, el tema de la protección de datos ha cobrado una mayor relevancia en el ámbito jurídico y empresarial. En este contexto, el pasado 21 de noviembre de 2018 el Senado aprobó la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantías de Derechos Digitales, que sustituye a la antigua ley de 1999. Esta nueva normativa, adaptada al RGPD, establece cambios significativos en la forma en que se deben llevar a cabo las prácticas de protección de datos en España.

¿Por qué es importante llevar un registro adecuado de los datos personales?

La llevanza de registros adecuados de los datos personales es esencial para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y evitar sanciones. La nueva ley establece la obligación de llevar un registro de actividades de tratamiento, en el que se deben recoger todas las operaciones que se realizan con datos personales, así como las medidas de seguridad aplicadas. Este registro debe estar actualizado y disponible para su consulta por parte de la autoridad de control, en este caso la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

¿En qué consiste el registro de actividades de tratamiento?

El registro de actividades de tratamiento es un documento en el que se detallan todas las actividades que una empresa o entidad realiza con los datos personales que recoge y trata. Este registro debe incluir información sobre el responsable del tratamiento, la finalidad para la que se recogen los datos, las categorías de datos tratados, las personas a las que se ceden los datos, entre otros. Asimismo, se deben indicar las medidas de seguridad aplicadas para garantizar la protección de los datos.

¿Quiénes están obligados a llevar un registro de actividades de tratamiento?

Todas las empresas y organizaciones que realicen actividades de tratamiento de datos personales están obligadas a llevar un registro de actividades de tratamiento. Esto incluye tanto a empresas privadas como a entidades públicas, independientemente de su tamaño.

Sin embargo, existen algunas excepciones a esta obligación, como por ejemplo los autónomos que no llevan a cabo tratamientos de datos de alto riesgo o que su actividad no implica la recopilación de datos personales en gran cantidad. En cualquier caso, es importante consultar con un experto en protección de datos para determinar si se está exento de esta obligación.

¿Qué ocurre si no se lleva un registro adecuado de las actividades de tratamiento?

El incumplimiento de la obligación de llevar un registro de actividades de tratamiento puede conllevar sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global, lo que sea mayor. Por lo tanto, es crucial que las empresas y organizaciones lleven un registro adecuado y actualizado de todas sus actividades de tratamiento de datos personales.

¿Cómo llevar un registro adecuado de las actividades de tratamiento?

Para llevar un registro adecuado de las actividades de tratamiento es recomendable seguir una serie de pasos:

1. Identificar los tratamientos de datos que se realizan en la organización: es importante revisar todas las actividades en las que se recogen y tratan datos personales, ya sea de empleados, clientes, proveedores o cualquier otra persona.

2. Determinar la finalidad de cada tratamiento: se debe indicar claramente el motivo por el cual se recogen y tratan los datos. Estas finalidades deben ser legítimas y estar en línea con la normativa de protección de datos.

3. Registrar las categorías de datos personales que se tratan: es importante especificar si se tratan datos de carácter identificativo, datos de salud, datos bancarios, entre otros.

4. Identificar los destinatarios de los datos: se deben indicar a quiénes se ceden o comunican los datos personales, como por ejemplo empresas de servicios de almacenamiento en la nube o entidades bancarias.

5. Detallar las medidas de seguridad aplicadas: es necesario especificar qué medidas se han implementado para garantizar la protección de los datos, como el uso de cifrado o la realización de copias de seguridad.

En resumen, la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantías de Derechos Digitales establece la obligación de llevar un registro de actividades de tratamiento de datos personales. Es fundamental cumplir con esta obligación para evitar sanciones y garantizar la protección de los datos de las personas. Para ello, es recomendable contar con la ayuda de un experto en protección de datos que pueda guiar en el proceso de llevar a cabo este registro de manera adecuada y efectiva.